Theo quy định tại Điều 26, 27 Nghị định 116/2003/NĐ-CP ngày 10/10/2003 thì:
"Điều 26. Chuyển ngạch
1. Viên chức được giao nhiệm vụ mới mà nhiệm vụ đó không phù hợp với ngạch viên chức đang giữ thì phải chuyển ngạch viên chức sang ngạch tương đương phù hợp với chuyên môn nghiệp vụ được giao.
2. Viên chức được chuyển ngạch phải đáp ứng đúng tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ của ngạch được chuyển.
3. Đơn vị sử dụng viên chức khi chuyển ngạch cho viên chức phải thành lập Hội đồng kiểm tra để sát hạch về trình độ, năng lực của viên chức. Nếu viên chức đáp ứng đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch mới, thì đơn vị sử dụng viên chức ra quyết định bổ nhiệm theo thẩm quyền hoặc đề nghị cơ quan có thẩm quyền quản lý viên chức bổ nhiệm.
........"
Điều 27. Nâng ngạch
1. Viên chức có đủ tiêu chuẩn, điều kiện, vị trí công tác phù hợp với ngạch và còn ngạch trên trong cùng ngành chuyên môn thì có thể được nâng ngạch.
2. Việc nâng ngạch cho viên chức phải thông qua kỳ thi nâng ngạch, đối với ngành nghề đặc biệt có thể thực hiện xét nâng ngạch theo quy định.
3. Viên chức lập thành tích xuất sắc trong việc thực hiện nhiệm vụ thì được nâng ngạch, nâng bậc lương trước thời hạn quy định."
Theo đó, để được nâng ngạch, chuyển ngạch thì viên chức phải có đủ tiêu chuẩn, điều kiện, vị trí công tác phù hợp với ngạch định chuyển.

Căn cứ Quyết định số 202/TCCP-VC ngày 08/6/1994 của Bộ Trưởng, Trưởng Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ (Quyết định này tuy cũ nhưng vẫn chưa có văn bản thay thế nên vẫn còn hiệu lực) thì:
Tiêu chuẩn GIÁO VIÊN TRUNG HỌC (Mã số ngạch 15.113).
1. Chức trách:
Là công chức chuyên môn, chuyên trách giảng dạy và giáo dục ở trường phổ thông trung học cấp 3 công lập.
Nhiệm vụ cụ thể:
- Giảng dạy môn học theo mục tiêu, nội dung chương trình và kế hoạch đào tạo của bậc học do Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành.
- Thực hiện đầy đủ các quy chế chuyên môn, soạn bài, chuẩn bị thí nghiệm, thực hành, giảng bài, phụ đạo, coi thi, chấm thi, đánh giá xếp loại học sinh, các chế độ, nội quy... và các quy định khác của Bộ giáo dục và Đào tạo.
- Hoàn thành đầu đủ các chương trình, nội dung bồi dưỡng, sinh hoạt chuyên môn, các hội thảo, chuyên đề...và tự bồi dưỡng để nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ.
- Đảm nhận các hoạt động giáo dục (chủ nhiệm, lao động hướng nghiệp, văn nghệ, thể dục thể thao, luyện tập quân sự và các hoạt động ngoại khóa khác) theo nội dung chương trình và phân công của Hiệu trưởng.
- Rèn luyện đạo đức, phẩm chất của người giáo viên, gương mẫu tham gia công tác xã hội, đoàn thể trong và ngoài nhà trường, phối hợp với các giáo viên liên quan để xây dựng tập thể sư phạm.
2. Hiểu biết:
- Nắm được mục tiêu cấp học, nắm bắt kịp thời các quan điểm, chủ trương, đường lối, chính sách của Nhà nước và các quy định của ngành về công tác giáo dục và đào tạo.
- Nắm được kiến thức cơ bản, lý luận dạy học, phương pháp giảng dạy bộ môn mà giáo viên trực tiếp giảng dạy.
- Nắm được tâm sinh lý lứa tuổi, tình hình học tập bộ môn và các hoạt động giáo dục của học sinh và giáo viên phụ trách.
- Hiểu biết và tiến hành được một số hoạt động giáo dục.
3. Yêu cầu trình độ:
- Tốt nghiệp đại học sư phạm trở lên (nếu tốt nghiệp trường đại học khác về một chuyên ngành có giảng dạy trong chương trình trường phổ thông trung học cấp 3 thì phải qua bồi dưỡng nghiệp vụ sư phạm theo nội dung chương trình của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
- Có chứng chỉ A ngoại ngữ. Giáo viên ngoại ngữ phải có chứng chỉ B của một ngoại ngữ khác."
Lưu ý: một số địa phương nâng chuẩn trình độ ngoại ngữ là B, tin học A.
Trình tự thủ tục và hồ sơ:
Tùy từng địa phương phân cấp công việc nâng ngạch, chuyển ngạch có thể do Sở Giáo dục và Đào tạo hoặc Sở Nội vụ có thẩm quyền.
Cơ bản hồ sơ gồm:
- Công văn đề nghị của đơn vị trực tiếp sử dụng viên chức.
- Đơn xin chuyển ngạch, nâng ngạch viên chức.
- Biên bản hội đồng xét chuyển ngạch, nâng ngạch viên chức.
- Băng cấp, ngoại ngữ, tin học.
- Quyết định lương hiện hưởng.
Còn về nguyên tắc xếp lương khi chuyển ngạch, nâng ngạch bạn có thể tham khảo: Thông tư số 02/2007/TT-BNV ngày 25/5/2007 của Bộ Nội vụ.