taocvtimviec
07-06-2021, 08:50 AM
Việc quản lý hồ sơ là một trong những nhiệm vụ chính của người làm công việc hành chính văn phòng. Quản lý hồ sơ đúng cách sẽ giúp việc tra cứu tài liệu về sau trở nên dễ dàng hơn đồng thời cũng giúp nâng cao hiệu quả công việc. Dưới đây là một số kỹ năng mà nhân viên hành chính văn phòng cần để hoàn thành tốt nhiệm vụ quản lý hồ sơ!
Kỹ năng phân loại hồ sơ
Nên nhớ không phải hồ sơ nào cũng có thể lưu trữ giống nhau. Mỗi loại hồ sơ lại có cách lưu trữ khác nhau và cần phải phân loại hồ sơ ra để dễ dàng trong việc quản lý
Phân loại hồ sơ là kỹ năng quan trọng hàng đầu khi bạn được giao cho trọng trách quản lý hồ sơ. Hồ sơ có nhiều chủng loại khác nhau nên chúng cần được phân loại cẩn thận. Chỉ có như vậy thì quá trình tìm kiếm thông tin, tra cứu tài liệu về sau mới đỡ vất vả.
Hồ sơ thường được chia thành 3 loại:
Hồ sơ công vụ
Hồ sơ nguyên tắc
Hồ sơ nhân sự
Kỹ năng đánh giá giá trị tài liệu, hồ sơ
Muốn quản lý tốt các loại hồ sơ, bạn cần nhận biết được giá trị cũng như tầm quan trọng của chúng. Chính vì vậy, nhân viên hành chính văn phòng phải trang bị cho mình kỹ năng đánh giá giá trị tài liệu, hồ sơ.
>> Tham khảo: Nhiều vị trí viec lam cho tot (https://timviec.com.vn/) hiện đang được đăng tải đầy đủ tại timviec.com.vn
Mục đích cụ thể của việc xác định giá trị tài liệu, hồ sơ là để:
Xác định thời hạn bảo quản cho các loại hồ sơ khác nhau
Xác định tài liệu nào có tính chất lịch sử để bảo quản vĩnh viễn
Xác định tài liệu không còn giá trị để tiêu hủy
Kỹ năng thống kê
Thống kê hồ sơ cũng là một kỹ năng vô cùng quan trọng đối với các nhân viên hành chính văn phòng. Bạn phải biết rõ số lượng hồ sơ cần quản lý cũng như nội dung bên trong và tình trạng bên ngoài của chúng thì bạn mới có thể quản lý chúng tốt được, đúng không nào?
Kỹ năng bảo quản
Bảo quản hồ sơ là bước cực kỳ quan trọng trong quá trình quản lý hồ sơ. Chỉ khi bảo quản tốt thì tuổi thọ của các loại hồ sơ mới dài lâu. Ngoài ra, bạn cần bảo quản cẩn thận bởi vì nếu để các hồ sơ quan trọng bị thất lạc hoặc bị hủy hoại thì hậu quả thực sự khó lường.
>> Đọc thêm: Nhiều mẫu email xin việc (https://cv.timviec.com.vn/cover-letter) khá phổ biến nhưng không phải ai cũng biết
Dưới đây là những điều bạn cần chú ý để có thể bảo quản hồ sơ tốt:
Xây dựng quy chế riêng về vấn đề văn thư, lưu trữ
Lập ra các nội quy sử dụng tài liệu, hồ sơ
Tiến hành làm vệ sinh thường xuyên và đột xuất đối với nơi chứa hồ sơ
Thực hiện tốt công tác phòng cháy chữa cháy
Lưu ý vấn đề nhiệt độ, độ ẩm để hồ sơ luôn ở trong tình trạng tốt nhất.
Trên đây là 4 loại kỹ năng cần thiết cho quy trình quản lý hồ sơ. Nếu bạn đang đảm nhiệm công việc này thì nhất định phải chú ý rèn luyện t các loại kỹ năng này để luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.
Kỹ năng phân loại hồ sơ
Nên nhớ không phải hồ sơ nào cũng có thể lưu trữ giống nhau. Mỗi loại hồ sơ lại có cách lưu trữ khác nhau và cần phải phân loại hồ sơ ra để dễ dàng trong việc quản lý
Phân loại hồ sơ là kỹ năng quan trọng hàng đầu khi bạn được giao cho trọng trách quản lý hồ sơ. Hồ sơ có nhiều chủng loại khác nhau nên chúng cần được phân loại cẩn thận. Chỉ có như vậy thì quá trình tìm kiếm thông tin, tra cứu tài liệu về sau mới đỡ vất vả.
Hồ sơ thường được chia thành 3 loại:
Hồ sơ công vụ
Hồ sơ nguyên tắc
Hồ sơ nhân sự
Kỹ năng đánh giá giá trị tài liệu, hồ sơ
Muốn quản lý tốt các loại hồ sơ, bạn cần nhận biết được giá trị cũng như tầm quan trọng của chúng. Chính vì vậy, nhân viên hành chính văn phòng phải trang bị cho mình kỹ năng đánh giá giá trị tài liệu, hồ sơ.
>> Tham khảo: Nhiều vị trí viec lam cho tot (https://timviec.com.vn/) hiện đang được đăng tải đầy đủ tại timviec.com.vn
Mục đích cụ thể của việc xác định giá trị tài liệu, hồ sơ là để:
Xác định thời hạn bảo quản cho các loại hồ sơ khác nhau
Xác định tài liệu nào có tính chất lịch sử để bảo quản vĩnh viễn
Xác định tài liệu không còn giá trị để tiêu hủy
Kỹ năng thống kê
Thống kê hồ sơ cũng là một kỹ năng vô cùng quan trọng đối với các nhân viên hành chính văn phòng. Bạn phải biết rõ số lượng hồ sơ cần quản lý cũng như nội dung bên trong và tình trạng bên ngoài của chúng thì bạn mới có thể quản lý chúng tốt được, đúng không nào?
Kỹ năng bảo quản
Bảo quản hồ sơ là bước cực kỳ quan trọng trong quá trình quản lý hồ sơ. Chỉ khi bảo quản tốt thì tuổi thọ của các loại hồ sơ mới dài lâu. Ngoài ra, bạn cần bảo quản cẩn thận bởi vì nếu để các hồ sơ quan trọng bị thất lạc hoặc bị hủy hoại thì hậu quả thực sự khó lường.
>> Đọc thêm: Nhiều mẫu email xin việc (https://cv.timviec.com.vn/cover-letter) khá phổ biến nhưng không phải ai cũng biết
Dưới đây là những điều bạn cần chú ý để có thể bảo quản hồ sơ tốt:
Xây dựng quy chế riêng về vấn đề văn thư, lưu trữ
Lập ra các nội quy sử dụng tài liệu, hồ sơ
Tiến hành làm vệ sinh thường xuyên và đột xuất đối với nơi chứa hồ sơ
Thực hiện tốt công tác phòng cháy chữa cháy
Lưu ý vấn đề nhiệt độ, độ ẩm để hồ sơ luôn ở trong tình trạng tốt nhất.
Trên đây là 4 loại kỹ năng cần thiết cho quy trình quản lý hồ sơ. Nếu bạn đang đảm nhiệm công việc này thì nhất định phải chú ý rèn luyện t các loại kỹ năng này để luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.